Ice Cream Factory Italy Srl a socio unico, con sede legale in Via Fabio Filzi n.25/A, 20124 Milano (MI), codice fiscale e partita IVA n. 02528830207 (di seguito, la “Società”) in qualità di titolare del trattamento desidera informarVi, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali (“Regolamento”) di quanto segue.
I dati da Voi trasmessi in relazione al Vostro personale addetto alla esecuzione dei contratti, tra cui i nominativi dei referenti interni per la gestione dei contratti; le qualifiche; i numeri di telefono; gli indirizzi di posta elettronica; eventuali dati dei legali rappresentanti a fini di verifiche economico –finanziarie (nel seguito “Interessati”) – siano essi da Voi direttamente forniti o reperiti presso fonti pubbliche (ad esempio Camere di Commercio) – saranno trattati dalla Società, conformemente al Regolamento e la normativa nazionale compresi eventuali provvedimenti emanati dall’Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali) ove applicabile.
Il trattamento dei dati degli Interessati è effettuato dalla Società nello svolgimento delle sue attività economiche e commerciali per finalità connesse all’eventuale, instaurazione, gestione ed esecuzione di rapporti commerciali/contrattuali (ivi incluso la gestione del rapporto precontrattuale e/o l’inserimento presso l’anagrafica clienti della Società). In particolare, i dati saranno trattati per l’assolvimento di obblighi di legge e regolamentari (es. obblighi fiscali e contabili); la gestione amministrativa dei contratti e degli ordini, ivi inclusa la gestione dei pagamenti e delle fatture; il ricevimento dei beni presso le Vostre sedi; la gestione dell’eventuale contenzioso, la gestione dell’eventuale recupero crediti, la selezione in rapporto alle esigenze della Società, nonché per finalità di reportistica infragruppo, controlli interni (sicurezza, integrità patrimoniali), controllo di gestione. I dati degli Interessati potranno inoltre essere trattati per attività periodiche di valutazione della sussistenza dei requisiti etici e giuridici stabiliti dalla Società nel proprio Codice Etico. Per il trattamento dei dati per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico degli interessati in quanto la Società può avvalersi degli esoneri di cui agli artt. 6.1b), c) ed f) del Regolamento 2016/679.
Il conferimento dei dati degli Interessati è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare alcuna relazione commerciale, eseguire correttamente obbligazioni precontrattuali e contrattuali o, ove già instaurata una relazione contrattuale, adempiere agli obblighi e impegni derivanti da tale contratto.
I dati saranno trattati dalla Società e dai suoi incaricati principalmente con sistemi elettronici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza del soggetto cui i dati si riferiscono tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato (ad esempio impedendo l’accesso a soggetti non autorizzati salvo i casi obbligatori per legge, o la capacità di ripristinare l’accesso ai dati in caso di incidenti fisici o tecnici).
I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate. In caso di relazione contrattuale i soli dati personali funzionali all’assolvimento degli obblighi civili e fiscali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e in ottemperanza a detti obblighi (ad esempio obbligo civilistico di conservare le fatture e la documentazione aziendale per almeno dieci anni).
Fermo restando le comunicazioni eseguite in adempimento degli obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati a consulenti fiscali o legali, collaboratori della Società, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, compreso per esigenza di recupero crediti e difesa in giudizio. I dati di contatto potrebbero essere comunicati per esigenze del tutto occasionali e singole a clienti e/o fornitori della Società, ad esempio qualora debbano collaborare con tali soggetti ai fini della somministrazione dei prodotti.
I dati saranno trattati dal personale incaricato della Società, che si avvale anche di soggetti terzi per la prestazione di alcuni servizi che comportano il trattamento dei dati personali, tra cui Ferrero Management Services Italia S.r.l. per tutti i servizi legali, contabili; Ferrero Technical Services Italia S.r.l. per la gestione dei sistemi informativi, e altri fornitori. I dati potranno essere comunicati ad altre società del gruppo Ferrero, ivi incluso la capogruppo le consociate e affiliate ove necessario ai fini del coordinamento e di controllo di gruppo. Tali soggetti operano sulla base di istruzioni specifiche e adeguate in termini di modalità di trattamento e misure di sicurezza indicate in apposita documentazione contrattuale. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati personali in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso l’Ufficio Privacy.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione. I dati non sono generalmente trasferiti fuori dall’Unione Europea; tuttavia, ove per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione dei server della Società e coordinamento delle attività di gruppo fosse necessario trasferire i dati verso paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo, anche in Paesi che non offrono protezione adeguata, la Società si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo (si potrà richiedere copia degli impegni assunti dai terzi nel contesto di tali clausole mediante richiesta da inviarsi all’Ufficio Privacy).
L’elenco dei Paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo dove sono trasferiti i dati è disponibile su richiesta all’Ufficio Privacy.
L’Interessato potrà esercitare i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-21) in relazione al trattamento dei dati qui descritto:
Per esercitare tali diritti può rivolgersi all’Ufficio Privacy inviando una e-mail a privacy.it@ferrero.com
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Ice Cream Factory Italy Srl a socio unico, in persona del legale rappresentante pro tempore, Via Fabio Filzi n.25/A, 20124 Milano (MI)
Telefono +39 0376 570411 – E-mail: privacy.it@ferrero.com
